Excel vs Power BI combineren voor betere rapportages

Veel organisaties gebruiken nog steeds Excel voor rapportages, terwijl steeds meer bedrijven overstappen op Power BI dashboards.

Daardoor ontstaat vaak de vraag:

Moet je kiezen tussen Excel en Power BI?

In de praktijk is dat meestal niet nodig. Sterker nog, in de afgelopen 15 jaar heb ik binnen het MKB juist gezien dat organisaties het meeste voordeel halen uit een slimme combinatie van beide tools. In verschillende rollen als IT Manager, Projectmanager en Business Consultant heb ik organisaties geholpen die vastliepen in Excel, maar ook organisaties die te snel volledig naar een Business Intelligence tool zoals Power BI of Qlik wilden overstappen.

Excel blijft namelijk zeer geschikt voor analyses en berekeningen, terwijl Power BI sterke mogelijkheden biedt voor dashboards en geautomatiseerde rapportages.

In dit artikel leg ik uit:

• wanneer je Excel gebruikt

• wanneer Power BI beter geschikt is

• hoe je Excel en Power BI slim combineert voor rapportages

Wanneer gebruik je Excel voor rapportages?

Excel is al jaren een belangrijke tool voor data-analyse binnen organisaties. Veel bedrijven gebruiken Excel voor rapportages, analyses en financiële modellen.

Excel is vooral geschikt voor:

Ad-hoc analyses

Wanneer je snel een specifieke berekening wilt maken of data wilt controleren.

Financiële modellen

Voor scenario-analyses en uitgebreide berekeningen.

Data invoer

Excel wordt vaak gebruikt om gegevens te verzamelen voordat deze in een ander systeem worden verwerkt.

Kleine datasets

Bij kleine hoeveelheden data is Excel vaak sneller en eenvoudiger dan een dashboard bouwen.

Excel blijft daardoor een belangrijk onderdeel van veel rapportageprocessen.

De beperkingen van Excel bij grotere datasets

Wanneer organisaties groeien, groeit vaak ook de hoeveelheid data. Op dat moment ontstaan vaak problemen met Excel-rapportages.

Veel bedrijven herkennen situaties zoals:

• verschillende versies van Excel-bestanden

• trage spreadsheets met grote datasets

• fouten in formules

• handmatig samenstellen van rapportages

Wanneer rapportages complexer worden, is Excel vaak niet meer de beste oplossing.

Dat is het moment waarop organisaties kijken naar Power BI dashboards.

Power BI voor dashboards en managementinformatie

Power BI is een business intelligence tool waarmee data uit verschillende systemen kan worden samengebracht en gevisualiseerd.

Waar Excel vooral wordt gebruikt voor analyse, is Power BI ontworpen voor:

Geautomatiseerde rapportages

Power BI kan data automatisch ophalen uit systemen zoals boekhoudsoftware, CRM-systemen of databases.

Interactieve dashboards

Gebruikers kunnen eenvoudig filteren, vergelijken en door data navigeren.

Centrale rapportageomgeving

Iedereen werkt met dezelfde cijfers en dashboards.

Analyse van grote datasets

Power BI kan grote hoeveelheden data verwerken zonder dat rapportages traag worden.

Voor veel organisaties vormt Power BI daarom de basis voor management dashboards en KPI-rapportages.

Excel vs Power BI combineren

De meeste organisaties gebruiken uiteindelijk een combinatie van Excel en Power BI.

Een veelgebruikte inrichting is bijvoorbeeld:

Power BI voor dashboards

Power BI wordt gebruikt voor managementrapportages, KPI dashboards en trendanalyses.

Excel voor aanvullende analyses

Excel wordt gebruikt voor specifieke berekeningen, financiële modellen of detailanalyses.

Met de functie Analyseren in Excel kan Excel zelfs direct gekoppeld worden aan een Power BI dataset. Daardoor werk je in Excel met dezelfde betrouwbare data als in Power BI.

Zo combineer je de flexibiliteit van Excel met de rapportagemogelijkheden van Power BI.

Excel rapportages vervangen of verbeteren met Power BI

Veel organisaties beginnen met Power BI omdat hun Excel-rapportages te complex worden.

Bijvoorbeeld wanneer:

• rapportages handmatig moeten worden bijgewerkt

• data uit meerdere systemen komt

• dashboards nodig zijn voor managementinformatie

Door Excel-rapportages te combineren met Power BI ontstaat vaak een efficiëntere rapportageomgeving.

Een goede data-omgeving opzetten

Voordat dashboards worden ontwikkeld, is het belangrijk om eerst de data goed te organiseren.

Een Power BI omgeving bestaat meestal uit drie stappen.

Databronnen koppelen

Systemen zoals CRM, ERP en boekhoudsoftware worden verbonden.

Datamodel opbouwen

Data wordt logisch gestructureerd zodat rapportages consistent zijn.

Dashboards ontwikkelen

Op basis van deze structuur worden rapportages en dashboards gebouwd.

Hulp bij Excel en Power BI rapportages

Bij SCHIPPER.TECH help ik organisaties bij het verbeteren van hun rapportageomgeving met Excel en Power BI.

Dat kan bijvoorbeeld gaan om:

• het koppelen van databronnen

• het bouwen van dashboards

• het verbeteren van bestaande Excel-rapportages

• het opzetten van een Power BI omgeving

Het doel is altijd om rapportages overzichtelijker, betrouwbaarder en efficiënter te maken.

Meer inzicht met Excel en Power BI

Gebruik je nog veel Excel-rapportages en wil je weten hoe Power BI daarbij kan helpen?

Of wil je sparren over hoe je Excel en Power BI het beste kunt combineren binnen jouw organisatie?

Neem gerust contact op om de mogelijkheden te bespreken.